Handleiding Voipro klanten portal

In deze handleiding wordt er gesproken over de keuze menu en de desbetreffende opties dat elke bedrijf ter beschikking heeft in het Voipro klanten Portal

Voor deze handleiding wordt bedrijf TEST als voorbeeld genomen, indien er geklikt wordt op het bedrijfsnaam wordt er een drop-down menu weergeven zoals hier onder.

In deze handleiding wordt er besproken over elke getoonde optie van het drop-down menu en wat voor aanpassingen er gedaan kunnen worden bij elke optie.

Algemene Instellingen: bij deze optie kunnen er twee opties benaderd worden deze kunnen altijd gewijzigd worden door op wijzigen te klikken (blauwe knop) links onder:

1. Taal: De instelling voor de taal weergave kan hier worden gewijzigd, de volgende opties staan ter beschikking; american, english, nederlands, français en nederlands-vl.

2. Eigen nummer: Deze instelling heeft te maken met het nummer dat weer geven w ordt als er gebeld wordt vanuit het bedrijf. Het ligt aan de klant te bepalen als hij deze afgeschermd wilt hebben of hij kiest een van de nummers onder zijn bezit om weer te geven.

IP Adressen: Onder IP Adressen staan adressen die toegevoegd zijn of toegevoegd kunnen worden als vertrouwd om aanpassingen uit te voeren op de desbetreffende bedrijf portal. Er kunnen altijd adressen toegevoegd worden door op het plusje aan de rechterkant te klikken, vervolgens het vertrouwde IP adres invoeren in het bestemde veld daarvoor en eventueel een omschrijving.

IP adressen kunnen gewijzigd/ verwijderd worden door op het bestaande IP adres in de lijst te klikken en dan op wijzigen/ verwijderen, vervolgens kunt u de bestaande vertrouwde IP adres of omschrijving wijzigen/ verwijderen.

U kunt ook bijvoorbeeld zoeken naar bestaande IP Adressen door middel van de bevattende cijfers of omschrijving, dit doet u met behulp van het zoekvak onder aan.

Beheerders: Onder deze optie bevinden zich de gebruikers die bevoegdheden hebben om aanpassingen te maken aan de aangemelde gebruikers in de portal. Beheerders kunnen eventueel toegevoegd worden door de hoofdbeheerder of door de provider.

Om een beheerder toe te voegen kan er op de plusje geklikt worden of op de toolbar onder

beheerders in het dropdown menu => Nieuwe gebruiker toevoegen

Vervolgens de gevraagde gegevens invullen en dan opslaan.

Apparaten: Als deze optie benaderd wordt, krijgt de gebruiker een l ijst met al de toegevoegde apparaten in een opstelling zoals volgt: Naam, Mac adres, Type & Ingelogd.

Deze gegevens worden handmatig ingevoerd door de gebruiker tijdens het toevoegen van een apparaat/ toestel (Telefoon).

Er kunnen ter alle tijden apparaten toegevoegd worden door op het plusje boven aan de rechterkant te klikken.

V oor informatie over het toevoegen van een apparaat klik op de volgende link : https://voipro.zendesk.com/hc/nl/articles/200617458-Een-apparaat-toevoegen-in-de-portal

naast het toevoegen van apparaten kan er gekeken worden naar de apparaat instellingen, dit doet u door te klikken op de desbetreffende apparaat waarvan u de instellingen wilt nalopen. In de bovenstaande afbeelding met geel gemarkeerd (test gigaset), deze als voorbeeld voor het nalopen van de apparaat instellingen hieronder:

Onder de instellingen van het apparaat kunnen sommige wijzigingen plaatsvinden nadat er op wijzigen wordt geklikt, de bewerkbare velden zijn in de afbeelding van hieronder met geel gemarkeerd.

Als laatste onder LIJNEN, met geel gemarkeerd en met een rode omtrek is er een tandwiel. Waar deze voor dient is om aanvullende informatie te tonen als een diagnostiek tool. Wat men hier tegen komt is een opstelling als volgt:

Diagnostiek

Instellingen

MAC adres : Unieke nummer van het netwerkpoort op het apparaat

Apparaat Type: Merk / model van het apparaat.

Codec: Ondersteunde codec voor het coderen/ decoderen van het geluid

Server: Op welke van onze platform servers draait uw apparaat.

Bedrijfsbudget: Ingestelde budget voor het verbruik van uw bedrijf.

Ingelogde Gebruiker: Op de telefoon ingelogde gebruiker.

Registratie

Fullcontact: Geeft aan dat er contact/ verbinding is of als die ontbreekt.

Adres: IP adres van waaruit de registratie heeft plaatsgevonden.

Verloopt om: Geeft aan om de hoeveel tijd er gegevens opnieuw worden opgehaald door de toestel. Zie het als een GEGEVENS SINCHRONISATIE.

User Agent: Specifieke model van het telefoon

Recente Status: Laatst gemeten status van de verbinding (met tijdstip).

Platform details

Pickupgroepen: Geeft aan een groep van mensen met rechten om de telefoon op te pakken

Eigen nummer: De op het moment aangemelde gebruiker.

DTMF modus : Het methode van hoe het telefoon nummer wordt geïnterpreteerd en opgebouwd na het intoetsen de deze.

Codecs : Het gebruikte codec voor het coderen / decoderen van het geluid bij het verbinding met het desbetreffende apparaat.

Naast de bovenstaande gegevens wordt er altijd een grafiek weergeven, deze toont de verbinding status van het apparaat in tijd loop en piek in ms (Mili Seconde) weergeven.

Als laatste, in het bovenste gedeelte van het portal is er een soort van toolbar. Deze geeft aan in welke gedeelte van het portal de gebruiker zich bevindt, bijvoorbeeld als de gebruiker zich in apparaten bevindt is de opstelling het volgende: Test1 => Apparaten. Indien er op apparaten geklikt wordt, wordt er een drop-down menu met drie opties weergeven:

– Diagnostiek (hierboven behandeld) maar dan krijgt de gebruiker een lijst opstelling met de volgende eigenschappen: Lijn, MAC Adres, Type, Adres & RTT. Indien er een keuze gemaakt wordt onder de items van deze lijst krijgt de gebruiker de hierboven behandelde Diagnostiek opstelling.

– Grafieken: als de gebruiker deze optie kiest worden alle grafieken van de bestaande lijnen weergeven. Gemeten in tijd loop en piek in MS(mili seconden).

– Nieuw apparaat toevoegen: Hiermee kan de gebruiker een apparaat/ toestel toevoegen aan het portal.

Gebruikers:

Onder deze optie kan de gebruiker nieuwe gebruikers aanmaken en ook de lijst van de actuele lijst met aangemaakte gebruikers zien. De volgende lijst opstelling is dan gebruikt: Intern nummer, Voornaam, Tussenvoegsel & Achternaam.

Er zijn twee manieren om gebruikers toe te voegen. Door op de tool bar op Gebruikers te klikken en vervolgens Nieuwe gebruiker toevoegen of door op het plusje aan de rechterkant te klikken. Voorbeeld:

Er moeten dan een aantal gegevens worden ingevuld en het zijn de volgende:

Gebruikersdetails

Intern Numer* : Voer een uniek intern doorkiesnummer in

PIN-code*: Automatisch gegenereerd

Naam

Voornaam: Optioneel

Tussenvoegsel: Optioneel

Achternaam: Verplicht

Contact informatie

Thuis nummer: Optioneel

Mobiel Nummer: Optioneel

Locatie: Optioneel

Instellingen

Taal*: Verplicht

Tijdzone*: Verplicht

Type: reguliere gebruiker, fax dienst of conferentie kame r . Standaard =reguliere gebr u iker .

Eigen nummer: Standaard = Volg bedrijf, anders nader te bepalen of de gebruiker een eigen telefoon nummer ter beschikking krijgt.

Toegangscode: Indien van toepassing moet deze gebruikt worden bij het inloggen bij een toestel/ apparaat.

Budget instellingen

aan/ uit vinken: Heeft budget

Huidig budget: hierin kan er een bepaald budget aan toegepast worden om te bellen.

Klik hier voor instructies over het budgetteren van een gebruiker.

Gebruiker mag bellen naar

aan/ uit vinken: Lokaal

aan/ uit vinken: Interlokaal

aan/ uit vinken: Mobiel

aan/ uit vinken: Internationaal

aan/ uit vinken: Gratis nummers

aan/ uit vinken: Premium nummers

aan/ uit vinken: Erotiek

Indien er geklikt wordt op een van in de lijst bestaande gebruikers, worden de gebruikersdetails voor de gekozen gebruiker weergeven. Deze gegevens kunnen altijd gewijzigd worden door op Wijzigen (Blauwe knop) te klikken.

Klik hier voor voor meer info.

Conferentie kamer: Het wordt her-ontwikkeld

Wachtrijen: Onder deze optie is het mogelijk om een groep te maken van een aantal bestaande gebruikers (agenten) om gesprekken in de wachtlijst te verhelpen. Een wachtrij kan je maken door op het plusje aan de rechterkant te klikken of bij het toolbar bovenaan onder W achtrijen => Nieuwe wachtrij toevoegen. Hiervoor zijn er een aantal gegevens nodig, zoals volgt:

Wachtrij

Intern nummer* : Verplicht. Voer een uniek intern doorkiesnummer in..

Naam*: Verplicht. Voer een naam in voor de wachtrij, hiermee worden verschillende wachtrijen onderscheid.

Omschrijving*: Verplicht. Voer de gewenste omschrijving, deze kan de gebruiker zien als een kenmerk.

Deelnemers

Drop-down menu: Kiezen uit bestaande gebruikers. Automatisch inloggen staat standaard aangevinkt. Er is standaard alleen maar een Drop- down menu aanwezig, dit is geen probleem. Precies onder de aan vink optie voor automatisch inloggen staat er een knop waar er “voeg toe” staat, klik hierop om meerdere gebruikers toe te voegen dit is meestal het geval bij wachtrijen.

Voor informatie over aanmaken van een wachtrij klik op de volgende link:

https://voipro.zendesk.com/hc/nl/articles/201039703-Een-wachtrij-aanmaken

Voor informatie over de Wachtrij mogelijkheden klik op de volgende link:

https://voipro.zendesk.com/hc/nl/articles/200477846-Wachtrij-mogelijkheden

Onder de optie wachtrij krijg je een lijst met wachtrijen (indien aanwezig) met de volgende opstelling: Naam & Intern Nummer. Wanneer de gebruiker de muis over een bepaalde item zet krijg hij aan de rechterkant drie iconen te zien, deze zijn bepaalde opties voor de wachtrij. Zie hieronder:

Indien er geklikt wordt op een wachtrij onder de lijst met bestaande wachtrijen, krijgt de gebruiker de desbetreffende wachtrij details (intern nummer, naam, omschrijving en desbetreffende deelnemers). De knoppen voor het wijzigen (blauw) en verwijderen (rood) zijn ook aanwezig.

Bovenaan bij de tool bar, als er geklikt wordt waar de naam van de desbetreffende wachtrij staat wordt er een Drop-down menu weergeven. Deze zijn de opties voor de wachtrij en deze zijn onder anderen: Instellingen, status, deelnemers & geschiedenis. Zie hieronder:

Huntgroepen: Deze optie biedt de mogelijkheid om een groep te maken waarvan naast het vaste telefoon, alle toegevoegde gebruikers hun telefoon tegelijkertijd kan laten gaan (simulring). De gebruiker kan stappen instellen waardoor hij bijvoorbeeld de telefoon 15 seconden laat gaan bij een aantal gebruikers, daarna kan er een tweede stap ingesteld worden. Ook is er de mogelijkheid om deze zodanig in te stellen dat als er na de 15 seconden nie t wordt opgenomen, er een bepaalde actie wordt uitgevoerd.

Indien er huntgroepen bestaan, worden deze in een lijst opstelling weergeven zoals volgt; Naam, intern nummer & stappen.

Voor het toevoegen van een nieuwe Hunt groep klik op het plusje aan de rechterkant of bovenaan bij de tool bar onder bij het Drop-down menu onder Huntgroepen => Nieuwe huntgroup toevoegen. Zie hieronder:

Voor het aanmaken van een Hunt groep zijn de volgende gegevens nodig:

Huntgroep

Intern nummer*: Verplicht. Voer een uniek intern doorkiesnummer in.

Naam*: Verplicht. Voer een naam in voor de wachtrij, hiermee worden verschillende wachtrijen onderscheid.

Omschrijving*: Verplicht. Voer de gewenste omschrijving, deze kan de gebruiker zien als een kenmerk.

Aan/ uit vinkoptie: Simulring
Taal*: Verplicht. Standaard = Nederlands

Tijdzone*: Verplicht. Standaard = Europe/ Amsterdam

Stappen

Deelnemers

Tijd tot volgende stap

Stap:

Gebruikers worden hier toegevoegd

[Voeg toe “Knop”]

voegt nieuwe stap toe.

Indien niet beschikbaar

[hieronder kan er kan maar een keuze gemaakt worden]

K euze optie: Terug naar de eerste stap

K euze optie: Gesprek doorschakelen naar voicemail

K euze optie: Gesprek doorschakelen naar een ander nummer

K euze optie: Bezet toon afspelen

Extern Nummer: Dient ingevoerd te worden indien er gekozen wordt voor “g esprek doorschakelen naar een ander nummer”.

Voicemail Instellingen

Pin-code*: Verplicht. Wordt automatisch gegenereerd.

Aan/ uit vinkoptie: Instructies laat een bericht achter na de toon.

[ hieronder kan er kan maar éé n keuze gemaakt worden]

K euze optie: Geen e-mail notificatie

K euze optie: Alleen notificatie via e-mail

K euze optie: E-mail het voicemail bericht

Keuze optie: E-mail het voicemail bericht en verwijder van de server.

Verstuur email naar: Invoeren indien nodig

Voor uitgebreide informatie over huntgroepen klik op de volgende link:

https://voipro.zendesk.com/hc/nl/sections/200219273-Huntgroepen

Voor informatie over aanmaken van een wachtrij klik op de volgende link:

https://voipro.zendesk.com/hc/nl/articles/201011393-Een-huntgroep-aanmaken

Voor informatie ov er hoe je mobiele telefoons van gebruikers kunt laten overgaan in een hunt groep klik op de volgende link:

https://voipro.zendesk.com/hc/nl/articles/200718778-Mobiele-telefoons-van-gebruikers-laten-overgaan-in-een-huntgroep

Voor een voorbeeld van een hunt groep klik op de volgende link:

https://voipro.zendesk.com/hc/nl/articles/201030353-Een-voorbeeld-van-een-huntgroep

Voor informatie over hoe simulring in een hunt groep werkt klik op de volgende link:

https://voipro.zendesk.com/hc/nl/articles/200725148-Hoe-werkt-simulring-in-een-huntgroep-

Pickupgroepen: Een pick-up groep geeft de mogelijkheid om groepen samen te stellen die elkaars telefoon mogen opnemen vanaf hun eigen toestel. Indien de telefoon van een collega op de kamer overgaat en hij/zij is niet aanwezig waardoor de telefoon blijft rinkelen kunt u door "*8" op uw eigen toestel in te toetsen het gesprek naar u toe halen. Hiervoor dienen beide gebruikers echter wel in dezelfde pick-up groep te zitten.

Na het aanmaken of wijzigen van een pick-up groep moeten de leden van die groep even opnieuw inloggen om de groep te activeren op hun toestel.

V oor het aanmaken van een Pickupgroep klik op het plusje aan de rechterkant of bovenaan bij de tool bar onder bij het Drop-down menu onder Pickupgroepen => Nieuwe pickupgroep toevoegen. Zie hieronder:

Voor het aanmaken van een pickupgroep zijn de volgende gegevens nodig:

Pickupgroep

Naam*: Verplicht. Hiermee worden de verschillende pickupgroepen onderscheid, indien er meerdere van toepassing zijn.

Members

Drop-down menu: Hier kiest u voor de toe te voegen gebruikers

[Voeg toe “knop”] voor het toevoegen van meerdere gebruikers. (herhaal deze handeling afhangend van het aantal gebruiekrs die toegevoegd moeten worden.

Indien er Pickupgroepen bestaan, worden deze in een lijst opstelling weergeven zoals volgt; Naam & grootte (aantal gebruikers).

De gebruiker kan de algemene instellingen van een pickupgroep altijd na kijken door op het desbetreffende pickupgroep te klikken.

D an worden de algemene instellingen weergeven, de gebruiker kan deze instellingen altijd wijzigen (blauwe knop) of kan de pickupgroep verwijderen (rode knop).

Voor nadere informatie over pickupgroepen klik op de volgende link:

https://voipro.zendesk.com/hc/nl/sections/200202118-Pick-up-groepen

Gespreksroutering: deze optie biedt geavanceerde mogelijkheden voor het routeren van inkomende gesprekken via de gespreksroutering functionaliteit, zie het als het bepalen van de route die een inkomend gesprek volgt.

Onder de categorieGespreksroutering zijn er verschillende types, onder anderen:

– Bericht

– Tijdschakeling

– Datumschakeling

– Keuze menu

– Externe doorschakeling

– Did naar naam

Telefoonnummers: Onder deze optie ziet de gebruiker de telefoon nummers in eigen bezit. Deze worden dan weergeven in een lijst opstelling met de volgende eigenschappen;

Extern nummer	intern nummer	gespreksroute
+31 20 xxx xx xx	1010 – Test gebruiker	– – -

Aan de in de lijst weergeven telefoonnummers kunt u een intern nummer koppelen en/ of een gespreksroute. Dit doet u door op de desbetreffende telefoonnummer te klikken en vervolgens op Wijzigen (blauwe knop). U kunt het nummer ook verwijderen door op verwijderen te klikken (rode knop).

Gespreksoverzichten: Onder deze optie kan de gebruiker een overzicht van de gemaakte gesprekken zien, er kan gekozen worden tussen in en uitgaande gesprekken onder gespreksoverzichten in d Drop-down menu.

Belplan: onder deze optie ziet de gebruiker alle bestaande interne en externe nummers en de bepaalde toegewezen eigenschappen ervan.