Beschrijving
Door de snelle groei van het gebruik van WebCalls, kregen we de sterke wens om een telefoonboek toe te voegen aan het UC-panel van Kwebbl. Omdat veel gebruikers al een telefoonboek in andere applicaties hebben, hebben we ervoor gekozen om een telefoonboekintegratie (het Slimme Telefoonboek) te bouwen. Hierdoor kunnen gebruikers eenvoudig een koppeling maken met hun huidige telefoonboekapplicatie, zoals Google Contacts, Contacts+ of CRM-systemen, om alle contacten te synchroniseren naar het UC-panel. Op die manier voorkomen we dat klanten een tweede telefoonboek moeten aanmaken in het UC panel en houden we het bijwerken en onderhouden van contacten bij één bron.
Integraties
In de eerste release van het Slimme Telefoonboek zullen de volgende integraties beschikbaar zijn:
- Contacts+
- Google Contacts
- Microsoft Office 365
- Zendesk
- HubSpot
- Exact Online
- Teamleader
- Salesforce
Slimme Telefoonboek activeren
Om een integratie te configureren, gaat u naar het Bedrijfspanel > Instellingen > Integraties. Druk op de knop 'Installeren' naast de gewenste integratie. Een pop-up venster met uitleg over de volgende configuratiestappen zal verschijnen.
Om de installatie uit te voeren, wordt u doorgestuurd naar de autorisatiepagina van het geselecteerde pakket. Daar moet u inloggen op uw account indien u nog niet bent ingelogd en zal onze integratiepartner Blendr.io u toegang geven tot uw accountgegevens.
De aanwezigheid en vormen van autorisatie- en toestemmingsverzoeken kunnen verschillen afhankelijk van het gekozen pakket. Ook Zendesk en Exact Online integraties hebben een extra stap voordat u de configuratie kunt beginnen. Het is nodig om de sub-domeinnaam van uw Zendesk account op te geven, bijv: "mycompany" in mycompany.zendesk.com; en selecteer uw regio in het menu voor de Exact Online integratie.
Let op: afhankelijk van het aantal contacten in uw CRM-pakket, kan het tot 30 minuten duren voordat alle contacten in het telefoonboek zullen verschijnen.
Als het installatieproces is onderbroken, ziet u de bijbehorende melding en moet u de installatie van de integratie opnieuw opstarten.
Naast de integratie kunt u het account vinden waaronder de integratie is geïnstalleerd. U kunt de integraties filteren op categorie en 'geïnstalleerd' status.
Met "Custom API", (voorheen Realtime API) nu met een aparte 'Toevoegen' knop, kunt u nog steeds uw eigen integratie maken. Hier is geen functionaliteit gewijzigd.
UC Panel
Een nieuw tabblad "Telefoonboek" zal automatisch verschijnen in het UC panel voor alle gebruikers. Voor bedrijven die (nog) geen integratie hebben geconfigureerd, zal het telefoonboek de informatie bevatten over de belplannen van het bedrijf, evenals de gedetailleerde informatie over de gebruikers van het bedrijf die beschikbaar is via hun gebruikersprofielen. Voor andere bedrijven zullen, zodra de integratie is geïnstalleerd via het Bedrijfspanel, de contactpersonen van het geïntegreerde platform automatisch in het telefoonboek met hun gedetailleerde informatie verschijnen..
Filteren: In het filter van uw telefoonboek kunt u de contacten selecteren die moeten worden getoond: gebruikers, belplannen, contacten uit de telefoonboekintegratie (indien aanwezig) of alle contacten. Combinaties zijn mogelijk (bijv. gebruikers en contacten uit de telefoonboekintegratie).
U kunt uw contacten filteren op groepen waartoe zij behoren. Het selecteren van meerdere groepen en het combineren van platformgroepen en integratiegroepen is mogelijk.
Bovendien kunt u de voorkeursvolgorde voor namen kiezen: eerst voornaam daarna achternaam of omgekeerd.
Sorteren: De geselecteerde contacten kunnen worden gesorteerd op Naam, Bedrijf en Groep in alfabetische volgorde (A>Z, Z>A).
Zoeken: Er is ook een mogelijkheid om uitgebreid te zoeken naar een contactpersoon op Naam/Achternaam, Bedrijfsnaam, Groepsnaam of telefoonnummer.
In de lijst van contacten in het telefoonboek wordt de belangrijkste informatie over uw contactpersoon weergegeven. Om de gedetailleerde informatie over een contactpersoon te zien, klikt u ergens in de regel van de gewenste contactpersoon.
De informatie over een contactpersoon kan het volgende bevatten:
Naam en achternaam
Bedrijfsnaam
Functie
Profielfoto
Telefoonnummer(s)
E-mail adres(sen)
Adres(sen)
De informatie van contactpersonen uit een extern systeem kunnen niet via ons platform worden gewijzigd..
Vanuit de pop-up met de gedetailleerde informatie, kan een telefoonnummer worden gekopieerd of gebeld door een enkele klik op het corresponderende icoon.
Indien een contact een faxnummer heeft, zal een gebruiker door op het corresponderende icoontje bij dat nummer te drukken, worden doorgestuurd naar het Fax tabblad > 'Fax verzenden' venster. Het nummer wordt automatisch ingevuld als een “bellen naar”-nummer.
Bellen vanuit het tabblad Telefoonboek zal alleen beschikbaar zijn voor de gebruikers met Web Calls; de terugbelfunctie is nog niet beschikbaar voor bellen vanuit het tabblad Telefoonboek.
Net als in het Dashboard en de Operator Consoles, zijn de BLF statussen van de bedrijfsgebruikers in het telefoonboek aanwezig (let op: relevant voor de bedrijven, die tenminste 1 gebruiker hebben met ingeschakelde Web Calls of Operator Console).
Als u op een contact drukt in het Dashboard telefoonboek widget in het UC paneel, ziet u dezelfde informatieve pop-up met de volledige gegevens van het contact.
Om te blijven voldoen aan de richtlijnen van AVG (Algemene Verordening van Gegevensbescherming), zal een Provider of Reseller niet in staat zijn om de contacten uit het geïntegreerde telefoonboek te zien; in plaats daarvan zal een enkele regel zichtbaar zijn die het totale aantal contacten in de integratie weergeeft. Ook zal de contactinformatie van een extern nummer (de naam van de contactpersoon) niet zichtbaar zijn voor een Provider of Reseller in rapporten.